Los Libros-Registro obligatorios de las empresas de seguridad privada sujetos a inspección.

Este artículo pretende mostrar nuevamente y enfocado al trabajo del Jefe de Seguridad las obligaciones de las empresas de seguridad referente a la obligada disposición y correcto cumplimentado de los libros-registro obligatorios que han de tener las mismas por Ley a efectos de registro, inspección y control por parte de la Administración.

Las empresas de seguridad privada únicamente podrán prestar servicios de seguridad estando previamente autorizadas administrativamente o en su caso con la declaración responsable presentada, el organismo que concede la autorización es el Ministerio del Interior o las comunidades autónomas con competencia para la protección de personas y bienes y mantenimiento del orden público siempre y cuando su actividad se limite al área geográfica de la comunidad autónoma y tenga su dirección física en la misma. Para que las empresas puedan ejercer únicamente las actividades designadas al efecto de su autorización, estas serán inscritas de oficio en el Registro Nacional o en el correspondiente Registro Autonómico de Seguridad Privada.

Para este fin las empresas de seguridad privada deben de contar dentro de sus requisitos generales de constitución de las medidas de seguridad Reglamentarias que se determinen y que, en función de la naturaleza de las actividades a desarrollar, garanticen la adecuada prestación de las mismas, como por ejemplo la custodia y gestión de las armas en sus armeros obligatorios, la custodia de información, cuidado del equipamiento táctico, sistemas de comunicación y transmisión, y toda documentación que puedan derivar en prejuicios importantes a terceros, etc.

Me limito a detallar en este artículo los libros que han de tener y en virtud de lo dispuesto en la Ley de Seguridad Privada (LSP) y en su Reglamento (RSP) los Libros de las empresas autorizadas con la actividad de vigilancia y protección, e instalación y mantenimiento de medidas y sistemas de seguridad.

Como es sabido en la LSP 5/2014 y en el Reglamento de SP 2364/94 se contempla la obligatoriedad por parte de las empresas de seguridad privada a tener en sus instalaciones principales y en sus delegaciones los libros-registro obligatorios al efecto, esto es así por disponer de las medidas de seguridad físicas y electrónicas obligatorias establecidas por Ley para dichas instalaciones.

Todo libro-registro deberá de ser previamente DILIGENCIADO al inicio del mismo por la autoridad correspondiente para que tengan vigor y permita de forma que sea posible su tratamiento y archivo mecanizado e informatizado.

Libros-registro obligatorios por parte de las empresas de seguridad conforme a la actividad de vigilancia y protección e instalación y mantenimiento de sistemas y medidas de seguridad electrónicos.

-Libro-catálogo de medidas de seguridad instaladas en la empresa o delegación y libro-registro de mantenimiento correctivo y revisiones de las mismas, firmado y fechado en su última revisión por un técnico de sistemas de seguridad competente. Es motivo de sanción no haber cumplido el calendario de revisiones TRIMESTRALES de las mismas y habiendo dejado pasar entre ambas revisiones CUATRO MESES al ser una empresa/instalación obligada a contar con medidas de seguridad.

-Libro-registro de revisiones y libro catálogo de medidas de seguridad de cada instalación, previamente diligenciado y cumplimentado, estando depositado en cada instalación (establecimiento) donde se reflejara la titularidad de la instalación y sus revisiones anuales o trimestrales en función de su obligatoriedad.

Añadir que cuando las instalaciones permitan la comprobación del estado y del funcionamiento de cada uno de los elementos del sistema desde la central de alarmas, las revisiones preventivas tendrán una periodicidad anual, no pudiendo transcurrir más de catorce meses entre dos sucesivas.

-Libro-registro de contratos, donde se reflejaran las fechas, nombre del cliente, actividad a realizar, etc. y numero de contrato que deberá coincidir con el contrato suscrito entre ambas partes y que debe de ser comunicado y autorizado previamente a la autoridad competente.

-Libro-registro de comunicaciones a las Fuerzas y cuerpos de seguridad, libro muy importante, en el cual se reflejarán todas aquellas actuaciones sobre aspectos relacionados con la seguridad ciudadana, donde se anotará la fecha de cada comunicación y órgano al que se dirigió e indicación de su contenido, aconsejo acompañar copia del informe de servicio o de incidencias donde se describe lo ocurrido junto a su número de referencia para facilitar la localización del mismo.

Indicar que en ese libro también quedarán reflejadas las menciones honoríficas concedidas por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad al personal de seguridad privada.

-Libro-registro de salida y entrada de armas y cartuchería, junto a las correspondientes copias de las autorizaciones numeradas y fechadas de todo traslado de armas, tanto para la prestación del servicio, realización de los ejercicios de tiro obligatorios como para las reparaciones de armas o mantenimiento de las mismas, o la compra, adquisición y entrada de nuevas armas o las salidas de las armas dadas de baja, etc. Incluido todo movimiento relativo a la munición.

Tengo que añadir que en diversas ocasiones he podido ver que el cuerpo inspector de la GUARDIA CIVIL como  competente del control e inspección de armas, armeros y cartuchería aconseja (aunque NO esté dispuesto) LA CREACIÓN de un libro independiente EXCLUSIVO para los movimientos de cartuchería.

-Libro-registro de personal de seguridad privada, para un control interno sobre las altas y bajas del personal de seguridad privada en la empresa, donde también queda reflejada su número habilitación y categoría profesional.

También le servirá de ayuda para el cumplimentado de la memoria anual de actividades que se presenta dentro del primer trimestre de cada año sobre toda actividad realizada en la empresa de seguridad. A efectos de inspección, sobre el personal contratado donde se revisarán cartillas, su diligencia y sobre todo se revisará la formación recibida y reflejada en cartilla a los mismos cuando lleven un año o más contratados por la empresa de seguridad.

A efectos de inspección por parte de las FCS y en ausencia del director, representante legal de la empresa o jefe de seguridad, los libros-registro deberán entregarse para su supervisión y diligencia por el personal presente en la empresa en ese momento y que previamente habrá de haber sido designado y autorizado al efecto, de no ser así se dejará constancia como una incidencia en observaciones dentro del acta de inspección.

Las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad establecerán planes anuales de inspección ordinarios sobre empresas de seguridad y se recuerda la OBLIGATORIEDAD de facilitar el acceso a las instalaciones y medios al efecto de inspección, así como la información contenida en los libros y contratos de seguridad en los supuestos y en la forma que se determine reglamentariamente, de no ser así, y ante cualquier impedimento, las empresas podrían ser sancionadas con una INFRACCIÓN MUY GRAVE.

En toda inspección por parte de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad competentes en la misma, extenderán el acta correspondiente dejando constancia del resultado obtenido, en caso de ser una inspección con resultado NEGATIVO darán cuenta de la infracción detectada a la autoridad competente.

En todo libro inspeccionado las FCS dejarán registro de la misma mediante fecha, hora y firma del equipo inspector.

El cumplimentado del libro debe de ser limpio, totalmente legible, sin errores, sin borrones ni tachaduras y sin raspados, si el libro es físico y está escrito a mano, no utilizar lápiz (solo para las anotaciones de las que no se esté completamente seguro) luego cumplimentar todo a bolígrafo.

Para finalizar, todo libro deben de ser conforme a los modelos oficiales establecidos por el Ministerio de Interior reflejados en el Reglamento de Seguridad Privada en su art. 19 y en contenido de acuerdo a los ANEXOS I al XII de la Resolución de 16 de noviembre de 1998, de la secretaria de Estado de Seguridad, por la que se aprueban los modelos oficiales de los Libros-Registro que se establecen en el Reglamento de Seguridad Privada.

Calixto Herraiz

Director y Jefe de Seguridad

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